Wie Sie in der Zeiterfassung Projekte optimal strukturieren

Aus der Praxis für die Praxis: In dieser Rubrik stellen wir Ihnen Details zu den Konzepten und Möglichkeiten der Projektzeiterfassung mit Timicx vor. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen an konkreten Beispielen, wie Sie die Projektstruktur von Timicx an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Projekte werden in Timicx hierarchisch organisiert: Jedes Projekt kann beliebige Unterprojekte haben, die wiederum Unterprojekte enthalten können. Mit der Projekthierarchie haben Sie ein äußerst flexibles Mittel, ihre unternehmensspezifischen Projektstrukturen abzubilden. Wie Sie den Projektbaum genau aufbauen, hängt vor allem von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. Sie werden in den folgenden Beispielen sehen, dass der Begriff "Projekt" selbst dabei relativ weit gefasst ist.

Sie sollten sich zunächst einige Gedanken darüber machen, wie der Projektbaum für Ihr Unternehmen grundsätzlich aussehen soll. Dass sich solch eine Struktur im Laufe der Zeit verändert, ist auch klar. Selbstverständlich können Sie Ihre Projekthierarchie auch später noch beliebig umstrukturieren.

Wir wollen uns drei unterschiedliche Beispiele für Projektstrukturen genauer ansehen:

Beispiel 1: Projekte in einer Werbeagentur

Die Graphicx Design GmbH ist eine kleine Agentur mit acht Mitarbeitern, die Kundenaufträge in den Bereichen Web und Print bearbeitet. Danach orientiert sich auch die Struktur der Projektzeiterfassung: Auf der ersten Ebene befinden sich die Bereiche Kunden, Verwaltung und Eigene Projekte (sie haben dort gerade ein ganz neues Content-Management-System in der Entwicklung).

Auf der nächsten Ebene werden die Kundenprojekte selbst aufgezählt. Hat ein Kunde mehrere Projekte, gibt es entsprechend eine weitere Unterteilung. Neben einmaligen Projekten ("Tischlerei Münst/Flyer") gibt es auch fortlaufende Aufträge, zum Beispiel das Amtsblatt für die Gemeinde Carsdorf.

Die Mitarbeiter buchen ihre tägliche Arbeitszeit mit den entsprechenden Tätigkeiten (z.B. "Designentwurf", "Layout Print" oder "Implementierung Web"). Wird die Rechnung an den Auftraggeber geschrieben, kommt der dazugehörige Stundennachweis fertig aus der Zeiterfassung - auf ihm ist ersichtlich, wer wann wie lange woran gearbeitet hat. Außerdem kann die Chefin über eine einfache Stundenauswertung erkennen, wieviel Aufwand in die einzelnen Tätigkeitsbereiche ihrer Agentur fließt.

Beispiel 2: Projekte eines Technologieunternehmens

Unser (gar nicht so) imaginäres Unternehmen, die Telematicx Engineering AG, entwickelt und produziert technische Geräte im Bereich Telekommunikation. Es gibt verschiedene Produktlinien, in denen konkrete Produkte folgen. Die Projektzeiterfassung soll helfen, heraus zu finden, in welchen Produkten wieviel Aufwand steckt - als Grundlage für das Projektcontrolling, für die Kalkulation zukünftiger Vorhaben und natürlich für die Preisfindung der Produkte selbst.

Der Projektbaum besteht in der ersten Ebene aus den Unternehmensbereichen: Wired Communication, Wireless, Zubehör und Verwaltung. In der zweiten Ebene folgen die Produktlinien, danach die konkreten Produkte. Für jedes Produkt gibt es in der Regel weitere Teilprojekte (Hardware-Design, Software-Entwicklung, Dokumentation, Support).

Dies ist auch ein schönes Beispiel dafür, dass der Begriff "Projekt" in Timicx nicht so eng zu sehen ist. Die fortlaufende Entwicklung und Pflege der Produkte ist eigentlich kein Projekt an sich, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen ist, sondern verändert sich im Laufe der Zeit.

Eine ähnliche Projektstruktur ist auch für Software-Unternehmen denkbar, die mehrere Produktlinien entwickeln.

Beispiel 3: Die freiberufliche Übersetzerin

Frau Anja Tannerswald ist neben ihrem Hauptberuf freiberufliche Übersetzerin und rechnet Ihren Kunden gegenüber nach geleisteten Stunden ab. Dazu nutzt sie oft die Live-Erfassung in Timicx: Beginnt sie mit der Arbeit, startet sie eine Zeitbuchung. Hat sie ihre Tätigkeit abgeschlossen, beendet sie die Buchung. Mit diesem Stoppuhr-Prinzip kann sie fair und genau abrechnen.

Ihre Projektstruktur ist relativ einfach: Frau Tannerswald führt lediglich die Liste ihrer aktuellen Projekte, teilweise untergliedert in Teilprojekte. Weiterhin gibt es ein Platzhalter-Projekt für internen, nicht abrechenbaren Aufwand (Fortbildung, Buchführung, Steuererklärung...). Beendete Arbeiten werden in Timicx als abgeschlossen markiert und in der täglichen Arbeit nicht mehr angezeigt. Dennoch kann sie jederzeit sehen, wieviel Zeit sie womit verbracht hat. Mit Hilfe des Arbeitsnachweises erstellt sie die Grundlage Ihrer Rechnungen in wenigen Sekunden.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesen Beispielen einen Eindruck davon vermitteln konnten, was mit der flexiblen Projektstruktur von Timicx alles möglich ist. Wenn Sie wissen möchten, wie sich Timicx am besten in Ihr Unternehmen integrieren lässt, wenden Sie sich an uns - wir beraten Sie gern.