Wie Sie in der Zeiterfassung Mitarbeitern, Projekten und Tätigkeiten Stundensätze zuweisen

Mit einer Zeiterfassung wie Timicx möchten Sie nicht nur wissen, wieviel Zeit Ihre Mitarbeiter in Projekten erbracht haben, sondern auch, welchen Betrag Sie Ihren Kunden dafür in Rechnung stellen können. Wir wollen Ihnen daher in diesem Artikel das Kostenmodell in Timicx genauer vorstellen.

Die Grundlage für die Abrechnung Ihrer Stunden in der Zeiterfassung sind Stundensätze. Wann welche Stundensätze verwendet werden, ist in jedem Unternehmen oder sogar in jedem Projekt unterschiedlich. In Timicx können Sie für Ihre Projekte Stundensatzregeln festlegen, die so gut wie alle Fälle abbilden können.

Schauen wir uns die Möglichkeiten am besten in einigen Beispielen an:

Standard-Stundensatz

Das Abrechnungsmodell von Timicx ist sehr leistungsfähig. Das Gute dabei: Wenn Sie diese Komplexität gar nicht benötigen, müssen Sie sich auch nicht damit beschäftigen. Wenn Sie nur einen Stundensatz, sagen wir 70 Euro, für alle Mitarbeiter, Tätigkeiten und Projekte verwenden, sieht Ihre Projektstruktur vielleicht so aus:

Timicx kann natürlich noch wesentlich mehr...

Stundensätze nach Tätigkeiten

Bei genauerem Überlegen fällt Ihnen auf, dass Sie für Supportleistungen meist nur 60 Euro berechnen. Ausnahme: Es handelt sich um Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten, dann werden 100 Euro fällig. In Timicx bilden Sie das über entsprechende Tätigkeiten ab:

Abweichende Projektstundensätze

Nun erhalten Sie den Zuschlag für ein neues Projekt "Shufflezoom", aber nur, weil Sie im Preis etwas heruntergegangen sind - Sie berechnen dem Kunden in diesem Projekt (und allen Unterprojekten) 65 Euro pro Stunde. Zum Glück starten Sie aber auch ein anderes Projekt "FlipSec Suite" für einen schon bestehenden Kunden, in dem Sie dank Ihrer Spezialkenntnisse 90 Euro pro Stunde verlangen können. Dafür können Sie in Timicx jedem Projekt einen eigenen Standard-Stundensatz zuweisen:

…aber nur für bestimmte Tätigkeiten

Mittlerweile verlangt Ihr Kunde in Projekt "Shufflezoom" Leistungen im Bereich Sicherheitsberatung, die nicht im Projektvertrag vereinbart sind und ist bereit, dafür einen höheren Stundensatz von 80 Euro zu zahlen. Jedoch weist er auch darauf hin, dass Sie laut Projektvertrag für anfallende Dienstreisen nur die Hälfte des Standardstundensatzes verlangen dürfen, also lediglich 32,50 Euro. So ärgerlich das ist, immerhin können Sie es mit Timicx problemlos abbilden:

Stundensätze nach Mitarbeitern

Ihr Vertriebsteam hat derweil ein neues Projekt bei der "Northberg AG" aquiriert, leider passt das Konditionsmodell gar nicht zu Ihren bisherigen Gepflogenheiten: Sie beraten den Kunden und stellen dafür "Junior Consultants" und "Senior Consultants" zur Verfügung. Diese unterscheiden sich in ihrer Berufserfahrung, die Stundensätze liegen bei 80 beziehungsweise 110 Euro. Nur "Erwin Experte" bekommt noch 15 Euro mehr.

Wie bekommen Sie das jetzt Ihrer Zeiterfassung beigebracht? Kein Problem, in Timicx können Sie für dieses Projekt die Stundensatzberechnung nach Mitarbeitern und Gruppen festlegen:

Der umgekehrte Fall ist übrigens auch möglich: wenn Sie standardmäßig nach Mitarbeitern abrechnen und nur in einzelnen Projekten Stundensätze für Tätigkeiten verwenden.

Umfangreiche Möglichkeiten

Wir könnten unser Beispiel noch mit beliebigen Kombinationen fortsetzen: Alle Stundensätze können in Unterprojekten wieder überschrieben werden, Sie können im Laufe der Projekthierarchie mehrfach die Abrechnungsart wechseln oder wieder einen pauschalen Projektstundensatz festlegen.

Wenn man einmal von der Frage absieht, ob derartig komplexe Projektkonditionen überhaupt zweckmäßig sind: Timicx jedenfalls wird auch in solchen Szenarien immer den korrekten Stundensatz für eine Zeitbuchung berechnen.

Was sonst noch nützlich ist

Neben dem Stundensatzmodell gibt es im Bereich der Kosten auch noch zwei weitere wichtige Funktionen, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten:

• Abrechenbarkeit: Sie können für jede Tätigkeit, jedes Projekt oder bei der einzelnen Zeitbuchung festlegen, ob diese abrechenbar ist und dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
  
• Währungssymbol: Das wird insbesondere unsere Kunden in der Schweiz freuen: Timicx kann mit beliebigen Währungssymbolen umgehen und ist nicht allein auf den Euro festgelegt.

Wir hoffen, wir konnten in diesem Überblick anschaulich darstellen, wie leistungsfähig das Stundensatzmodell in Timicx ist. Es sollte nur wenige Fälle geben, die Sie damit nicht abbilden können.

Dennoch ist uns dabei eines wichtig: Wenn Sie die ganze Flexibilität nicht brauchen, bleibt alles einfach und überschaubar. Sollten Sie die volle Funktionalität dann aber eines Tages doch benötigen, steht sie Ihnen sofort zur Verfügung.